Elektronická komunikácia je stále viac populárne v týchto dňoch, ako telefónne hovory, "slimák" mail a dokonca aj v niektorých prípadoch face-to- stretnutia. V každom profesionálnom prostredí vrátane zdravotníckej kancelárie je dôležité zvážiť niekoľko vecí pri odosielaní e-mailov spolupracujúcim, pacientom, lekárom, nemocniciam, predajcom alebo iným odborníkom.
Ľudia strávia veľkú časť svojho otvorenia a čítania e-mailov.
Cenný čas by nemal byť zbytočný na neúčinné a nedôležité e-maily. Rovnaká profesionalita, ktorú by ste použili v telefóne, poštovej korešpondencii alebo osobnej komunikácii, by mala byť vyjadrená aj v e-maile. Vždy si pamätajte, že e-mail je forma komunikácie a spôsob, akým prijímač interpretuje správu, je jediný, na čom záleží.
Pred vytvorením a odoslaním e-mailu si položte niekoľko otázok.
- Je email najlepší spôsob komunikácie pre informácie, ktoré posielam?
- Je to profesionálne?
- Je to HIPAA kompatibilné?
- Presne to reprezentuje mňa a lekársku kanceláriu?
etiketa e-mailu Pravidlo č. 1
Do premýšľajte nad obsahom vašej správy skôr, ako stlačíte SEND. Uistite sa, že e-mail je vhodnou formou komunikácie pre vašu správu namiesto telefonického hovoru alebo stretnutia. Majte na pamäti, že obsah by mal odrážať obraz a úroveň odbornosti očakávanú od vašej zdravotníckej kancelárie.
Neposielajte, neposielajte ani neodpovedajte na žiadny e-mail, ktorý obsahuje obscénne, urážlivé, urážlivé, hanlivé, rasistické alebo sexuálne povahy. Sankcie môžu byť pre vás a zdravotné úrady ťažké. Etiketa e-mailu Pravidlo č. 2
Do
používajte správnu gramatiku, interpunkciu a pravopis. Opäť, vaša správa je odrazom vašej zdravotníckej kancelárie. Uistite sa tiež, že správa zostane stručná a použijete správne usporiadanie správy, ktoré vám uľahčuje čítanie. Korektúra vášho e-mailu skôr, než narazíte na
SEND .Nepoužívajte
ALL CAPS, pretože je to považované za krik alebo kričať v on-line svete. Použite tučné alebo kurzíva na zvýraznenie slova alebo frázy. Tiež sa vyhýbajte použitiu extrémne fantazijných alebo podivných fontov, pretože to spôsobuje, že e-mail je ťažšie čitateľný. E-mailová etiketa Pravidlo č. 3
Do
sa uistite, že e-mail je zasielaný príslušnému príjemcovi (príjemcom). Informácie v zdravotníckom úrade, najmä súvisiace s informáciami o pacientoch, by sa mali zdieľať iba na základe potreby vedieť. Zvážte tiež, že ľudia môžu považovať za informácie, ktoré nie sú pre nich relevantné, ako "nevyžiadanú poštu". Nehovorte
o osobných a dôverných informáciách alebo priložte súbory pacientov do e-mailu. Použite čísla pacientov alebo čísla lekárskych záznamov, aby ste poradili niekomu, aby si overil účet. Vaše informácie by ste mali uviesť tam. E-mail Etiketa Pravidlo č. 4
Do
odpovedať na profesionálne e-maily do 24 hodín, ak je to možné. Ak vám to nedáva dostatok času, odpovedzte aspoň na to, že ste dostali e-mail a čo najskôr sa k nim vrátite. Nerobte
odpoveď na nevyžiadanú poštu alebo žiadosti o prihlásenie na odber / odhlásenie. Vygeneruje sa len viac spamov, ktoré zaplavia firemný e-mail.
Etiketa e-mailu Pravidlo # 5
Do
udržať emócie z e-mailov. Buďte zdvorilí a profesionálni. Viete, kto môžete byť neformálny s dostatočným časom na vybudovanie tohto typu vzťahu. Nehovorte
nič v e-maile, ktoré by ste neskôr mohli ľutovať. Pri odosielaní alebo odpovedi na e-mail buďte opatrní. Nikdy nepoužívajte osobné pripomienky o inej osobe, nepoužívajte pripomienky, ktoré by niekomu urážali alebo povedali niečo, čo by ste nepovedali osobne. Etiketa e-mailu Pravidlo # 6
Do
udržiavať humor, vtipy a iróniu na minimum. Zámery sú často "stratené v preklade" v e-mailoch a ľudia nemusia vždy dostať vtip. Premýšľajte o tom z pohľadu príjemcu.
Neposielajte, neposielajte ani neodpovedajte na reťazové listy. Je to neprofesionálne správanie a niektorí ľudia to považujú za nevyžiadanú poštu. Pamätajte, že akýkoľvek obsah, ktorý odošlete, by mal odrážať obraz a úroveň odbornosti, ktorú očakávate od vašej ordinácie.
