vnútorné kontroly sú definované ako proces určený na odradenie od podvodu, zabezpečenie zdrojov spoločnosti a zabezpečenie súladu so zákonmi a predpismi. Vnútorné kontroly sú účinné len vtedy, ak sú určené konkrétnymi potrebami zdravotníckej služby, implementované, monitorované a merané, aby sa zabezpečilo, že fungujú podľa plánu.
Lekárska kancelária musí zaujať proaktívny prístup k predchádzaniu a odhaľovaniu zneužitia úradnej povinnosti tým, že má zavedenú politiku týkajúcu sa vnútorných kontrol. Prevencia a odhaľovanie zohrávajú veľmi dôležitú úlohu pri každom procese vnútornej kontroly tým, že minimalizujú určitú úroveň rizika.
1 Postup pri prijímaní do zamestnania
Prijímanie najlepších zamestnancov lekárskeho úradu je účinným spôsobom posilnenia procesu vnútornej kontroly. Zamestnávanie zamestnancov, ktoré sú kompetentné, dôveryhodné a spoľahlivé dôkladným predbežným vylepšením kandidátov, je len dobré obchodné zmysel. Kontroly na pozadí a kontrola referencií sú jednoduché spôsoby, ako odstrániť všetky zlé jablká a odradiť určitých ľudí od žiadosti o prácu.
Hoci predchádzajúci zamestnávatelia nemôžu poskytovať iné informácie ako zamestnanecké postavenie a oprávnenosť na rehire, môžete požiadať žiadateľov, aby poskytli kontaktné informácie pre predchádzajúcich vedúcich pracovníkov alebo spolupracovníkov, aby získali podrobnejšie informácie. Kontroly na pozadí, vrátane kreditných kontrol, poskytujú aj podrobnosti o osobnej histórii žiadateľa.
2 Oddelenie povinností
Oddeľovanie povinností bráni tomu, aby jeden zamestnanec nesie zodpovednosť za viaceré transakcie zahŕňajúce manipuláciu s finančnými prostriedkami. Kedykoľvek má zamestnanec zaobchádzať s peniazmi, mala by existovať jedna osoba, ktorá schvaľuje určité transakcie, iná osoba zodpovedná za spracovanie a iná osoba za účelom zosúladenia a vedenia záznamov. Tým sa zabezpečí, že žiadna osoba nemôže vykonať žiadnu úlohu, ktorá nie je zistená alebo preskúmaná inou osobou.
Rozdelenie povinností sťažuje stratu akejkoľvek sumy peňazí, či už na recepcii alebo na administratívnej úrovni lekárskeho úradu. Keď zamestnanci vedia, že každý proces je sledovaný a monitorovaný, podporuje presnosť a čestnosť pri plnení úloh.
3D dokumentácia
Každá finančná transakcia by mala mať papierovú stopu. Dokumentácia nie je len praxou písania alebo dokumentácie akcií, ale aj uchovávaním kópií všetkých finančných záznamov, ako sú faktúry a platobné prevody. Zamestnanci by mali byť informovaní, aby nikdy nevykonali transakciu na základe verbálnej žiadosti.
Platná dokumentácia obsahuje formuláre oficiálnych lekárskych úradov, hlavičkový papier alebo faktúry a v prípade potreby by mala byť schválená podpisom. Kontroly by mali mať vždy faktúru, ako aj náhrady, prevody peňazí alebo platby. Hotovosť by sa mala akceptovať, nikdy sa nesmie odovzdať, iba ak by sa pacientovi vrátil späť. Zosúladenie hotovosti by malo byť tiež zdokumentované na začiatku a na konci každej zmeny.
4Fyzikálne a elektronické zabezpečenie
Použitie trezorov, poplachových systémov, kamier a zámkov môže pomôcť lekárskej kancelárii pri ochrane údajov, inventára, majetku a peňazí.
1. Uchovávajte všetky pokladničné schránky, šeky a účtenky v uzamknutom trezore s obmedzeným prístupom k lekárovi. Kombinácie by sa mali pravidelne meniť.
2. Zabezpečte poplachové systémy po pracovných hodinách a mimo prevádzkových dní.
3. Kamery môžu byť umiestnené pri každom vchode a výstupe, na recepcii a zamerané na trezor.
4. Uchovávajte dvere do zásobovacej miestnosti a / alebo lekárni vždy zablokované a podľa potreby len umožnite prístup do určitých oblastí.
Elektronické bezpečnostné opatrenia zahŕňajú používanie hesiel a obmedzenie prístupu len k oprávneným osobám.
5Monitoring Operations
Akýkoľvek proces vnútornej kontroly by bol neúplný bez možnosti sledovania operácií. Monitorovanie vnútorných kontrol zahŕňa preskúmanie denných operácií s cieľom zabezpečiť správne fungovanie procesov.
1. Zosúladenie v hotovosti
2. Audit účtov alebo grafov
3. Overenie porovnaním správ
4. Pravidelné kontroly zásob
Dôkladné sledovanie všetkých procesov je nevyhnutné, ale hlavne manažér zdravotníckej kancelárie musí:
1. Zaviesť pravidlá a ciele
2. Komunikujte ich všetkým zamestnancom
3. Poskytnite spätnú väzbu pravidelne
